KRISSTÖD TILL CHEFER
- Din checklista


När ett samhälle och en hel värld hamnar i kris så får det enorma konsekvenser inte bara på samhällsekonomin utan även för många företag, människor och familjer.

I osäkra tider höjs kraven på chefer. Det är du som är ledare, i en tid då behovet av trygghet är extra stort, som behöver stå för styrka och stabilitet. Nu är det goda ledarskapet viktigare än någonsin. 

Det är viktigt att förstå att man även som chef upplever oro och stress. Du kanske själv befinner dig i en situation med helt nya dilemman och förutsättningar där du ska fatta avgörande beslut. Att då vara en stark ledare kan vara en utmaning. 

Med HR-navet får du expertråd, stöd och handledning med att lösa utmanade frågor och dilemman inom HR och ledarskap. Se våra kompetenser här.

Här nedan har vi sammanställt en checklista på viktiga faktorer att tänka på i kris. Hör av dig om du behöver mer stöd - både för egen del men även om du behöver en extra resurs  i svåra tider. Vi finns här för dig!

Läs även Krishantering för företag från MSB

Stöd till dig som chef

  • Avlasta dig själv / Lämna över
    Var uppmärksam på hur du själv påverkas och drabbas av krisen. Krisen kan påverka ditt omdöme och din förmåga att vara chef. Det är lätt att hamna i ett tunnelseende. Vilket stöd behöver du för att kunna leda din grupp/företag på ett effektivt sätt?
  • Chefsstöd
    Använd ett bollplank inför, under och efter olika processer som till exempel vid permitteringar eller arbetsrättsliga dilemman. Kan även vara ett stöd att analysera olika konsekvenser och belysa olika handlingsalternativ.
  • Coaching/ mentorskap
    Att vara en stark ledare i en kris kan vara utmanande när stabiliteten i omgivningen försvinner. Även händelser i privatlivet kan påverka din arbetsinsats. Med en egen coach/mentor har du möjlighet att reda ut det som påverkar dig, få en ökad självinsikt och ta fram de resurser som du har och behöver för att må bra som människa och för att kunna vara en bra ledare. 
  • Svåra samtal 
    Här är några saker du bör tänka på när du ska lämna ett jobbigt besked till en medarbetare:
    • Skjut inte upp. Ta det direkt om det är oundvikligt
    • Sätt av gott om tid
    • Förbered dig noga på vad du vill få sagt
    • Var rak och tydlig
    • Leverera ditt budskap direkt innan du ställer frågor. Börja alltså inte med “Hur är det?”
    • Var empatisk OCH professionell
    • Tillåt känslor

 Stöd till medarbetare

  • Transparens 
    Sträva efter att ha så öppna kort som möjligt. När vi saknar information i kris så skapar vi lätt “egna sanningar”. Berätta det du vet och berätta även det du inte vet. Var tydlig, säg som det är men samtidigt ingjuta hopp och framtidsanda.
  • Mål & Riktning
    Tappa inte fokus på framtiden och företagets riktning. Varför finns vi till? Vad syftar verksamheten till?  - “Om vi lyckas med den här förändringen så…”
  • Närvaro 
    I en kris med många och svåra beslut är risken stor att man som chef befinner sig i många och långa möten med ledningsgruppen. Att vara närvarande är en av de absolut viktigaste faktorerna vid kris. Att helt enkelt vara närvarande rent fysiskt “på golvet” är viktigt. Lägg gärna mer tid än vanligt på att gå runt i verksamheten, prata med medarbetare och fråga hur de mår. Sätt av en tid för detta varje dag. 
  • Viktiga ledaregenskaper i kris 
    Att i en kris lägga fokus på mellanmänskliga relationer och att sätta sig in i medarbetarnas situation kan hjälpa dig att ta fram viktiga ledaregenskaper som;
    • Förståelse
    • Empati
    • Lyhördhet
    • Medkänsla
  • Feedback
    Genom att lyfta fram det positiva och hantera eventuella motgångar kan du som chef hjälpa och stötta de som arbetar hemifrån. Att regelbundet ge positiv feedback till medarbetarna leder till bättre arbetsmoral och ökat engagemang.

 Information & Kommunikation

  • En ansvarig person
    Undvik förvirring att olika personer förmedlar olika saker i olika kanaler. Kommunikationen bör vara genomtänkt och rak. Utse den som är kommunikationsansvarige som förmedlar informationen. 
  • Relevant information - ofta
    Som medarbetare i kris så har man många frågor och funderingar. Ett sätt att skapa trygghet är att kontinuerligt sprida relevant information i samtliga kanaler. Den information man som medarbetare behöver.
  • Mötesforum - ofta
    Behovet av frekventa möten ökar under kriser. Att kunna fånga upp det som “surrar” i organisationen och reda ut det som skapar oro och stress är viktigt. Skapa kreativa forum och workshops där medarbetare får aktivt delta gör att delaktighet och engagemang ökar vilket i sin tur minskar oro och stress. Sker möten on-line så finns verktyg för digitala whiteboards där alla kan skriva post-it lappar från egen skärm. 
    • Veckomöten - övergripande frågeställningar och kreativa workshops
    • Dagliga avstämningar - Så kallade check-ins där man samlas i sin arbetsgrupp och stämmer av läget och om något nytt har uppstått
  • Svara på frågor 
    Ta fram rutiner och funktioner för att hantera frågor som uppstår hos medarbetarna såsom chattforum eller mailfunktion. 
  • Ta pulsen med rätt frågor
    Skapa ett flöde av feedback från medarbetarna om hur de mår i den nya situationen, hur samarbete och distansarbete fungerar, vad medarbetarna gör för att skapa bra webbmöten och vilken information de behöver eller känner sig osäkra kring. Se GreatRate-krispaket/covid19 för fler exempel.

 Distansarbete

  • Använd rätt verktyg för kommunikation
    Säkerställ att förutsättningar vad gäller tekniska plattformar finns på plats både för vanliga möten men även för att kunna chatta med varandra och ha kreativa workshops
    • Videomöten
    • Funktion för att göra kortare avstämningar där man kan koppla upp sig i egna “rum” och prata som vanligt med varandra utan att behöva boka ett möte
    • Digitala whiteboard som används vid kreativa workshops där alla kan skriva post-it lappar från egen skärm
  • Förbered digitala möten väl
    Säkerställ att tekniken fungerar. Vilket typ av möte är det? Ska deltagarna se varandra? Ska mötet spelas in för att delas med andra som inte kan vara med?
  • Skapa riktlinjer
    Som arbetsgivare är det viktigt att i förväg gå igenom och skapa riktlinjer och förutsättningar för hur distansarbetet ska fungera. Fundera på följande:
    • Lämpliga arbetsuppgifter vid distansarbete
    • Förväntningar gällande närvaro och tillgänglighet
    • Förväntningar gällande ansvar, engagemang och självstyrande
    • Hur sker målstyrning och resultatuppföljning
    • Hur ska arbetsledning gå till
    • Uppföljning - av vem och hur
  • Regelbundna möten och återkoppling
    Se under Information & Kommunikation

Övrigt

  • Fysisk träning
    Viktigare än någonsin när man sitter hemma och arbetar. Det finns annars risk att man inte kommer utanför dörren och blir mycket stillasittande. Fysisk träning och motion är en mycket viktig faktor både för den fysiska hälsan men även för vårt mentala mående. Gå ut och ta en kortare power-walk eller varför inte ta ett “walk-and-talk” möte med en kollega?
  • Stresshantering
    I en tid av kris i kombination med hemarbete finns det stor risk att man hamnar i stress mycket beroende på avsaknaden av sociala utbyten och interaktioner. Genom att ta en stund för mental återhämtning så skapas en mental motståndskraft mot stress. Det kan vara enkla saker såsom att lyssna på en ljudfil för mental avslappning, göra andningsövningar eller bara att ta en promenad och träna mindfulness.
  • Bjud in till digital fika
    Underskatta inte den sociala effekten som småpratet vid fikat ger. Även om ni inte kan ses fysiskt kan man ha digitala fikapauser via Teams eller Zoom. Eller varför inte ta en lunchpromenad och prata med kollegan på telefon samtidigt. 

 Arbetsrättsliga frågor

  • Säkerställ att medarbetarna har en god arbetsmiljö (förhindra smittspridning m.m.)  
    Arbetsgivare har en lagstadgad skyldighet att förebygga ohälsa på arbetsplatsen. Detta inbegriper smittspridning. Läs mer på Advokatfirman Glimstedts hemsida.
  • Hantera varsel och uppsägningar på grund av arbetsbrist 
    Behöver du varsla anställda om uppsägning p.g.a arbetsbrist? Se till att du gör det “by-the-book” för att undvika rättsliga efterverkningar (turordningslista, omplaceringsskyldighet, facklig förhandling, anmälan till Arbetsmiljöverket om relevant etc.)
  • Nyttja arbetsgivarens rätt att omfördela arbete, d.v.s. genomföra omorganisationer
    Arbetsgivare har rätt att leda och fördela arbetet på arbetsplatsen. Inom den s.k. arbetsledningsrätten finns en relativt stor möjlighet för arbetsgivare att omfördela arbete. Undersök möjligheten närmare om det är relevant. 
  • Korttidspermittera personal
    Arbetsgivare har möjlighet att få stöd av staten för personalkostnader vid s.k. korttidspermittering (korttidsarbete). Läs mer på Advokatfirman Glimstedts hemsida. Ansök om stödet på Tillväxtverkets hemsida.
  • GDPR-säkra känsliga uppgifter (smitta) 
    Uppgift om smitta och hälsotillstånd i övrigt är en s.k. känslig personuppgift. Se till att du som arbetsgivare hanterar uppgiften i enlighet med GDPR (laglig grund, säkerhetsmässig hantering, gallring m.m.).
  • Säkra företagshemligheter vid distansarbete 
    Arbetstagares möjlighet att jobba från hemmet är utmärkt för att förebygga smittspridning, men var noggrann med att företagets IT-lösning vid distansarbete är säker så att inte företagshemligheter och annan konfidentiell information sprids. 
  • Ta del av lättnader i skatte- och avgiftshänseende samt sjuklön
    Arbetsgivare har möjlighet att få stöd av staten för betalning av sociala avgifter, sjuklön m.m. Läs mer på Advokatfirman Glimstedts hemsida och på Skatteverkets hemsida och på Försäkringskassans hemsida.

 Tveka inte att ta kontakt med oss om du frågor eller behöver stöd. Just nu erbjuder vi kostnadsfri telefonsupport.